就業規則は作成しておくべきか？ 社員10人未満の会社の場合の考え方

就業規則とは、労働時間や給与、休暇などの労働条件や、職場規律について会社が定める規則の総称です。

労働基準法第89条によると、常時10人以上の労働者を使用する使用者は、就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければいけません。10人以上の労働者には、正社員だけでなく、パートやアルバイト従業員も含まれます。飲食店などでアルバイトが半数を超える場合、たとえば、正社員が1名で、アルバイトが9名の会社であっても、就業規則を作る義務があります。

パートやアルバイトを含めた従業員が10人未満ならば、就業規則を作る義務はありませんが、会社が自主的に作ることはできます。

従業員10人未満の会社が就業規則を作成して周知していると、労働基準法上における「就業規則に準ずるもの」として、法的に有効な就業規則となります。そして、厚生労働省の指針では、「従業員が10人未満であっても就業規則を作成することが望まれる」とされています。

それでは、小規模な会社であっても就業規則の作成が望まれるのはなぜなのでしょうか。次に、就業規則のメリットについて説明していきます。

1. （1）トラブルを未然に防ぐことができる

   就業規則は、働く上での会社の共通ルールです。しっかりと職場のルールを定めて全員で共有しておけば、労使間のトラブルの防止に大いに役立ちます。
   特に、残業代の未払いや有給休暇、解雇などに関するトラブルは労働問題の代表例ですが、小規模な会社では、就業規則にきちんとしたルールが定められていないために、トラブルが起きやすい傾向があります。
   あらかじめ就業規則にきちんと明記しておけば、大きなトラブルを避けることができる場合も多いでしょう。

2. （2）トラブルが起きても解決が速い

   就業規則をきちんと作成しておくと、トラブルが生じてしまった場合でも、解決スピードが速まります。会社側としては「就業規則にこう書いてある」という対応が可能となり、従業員の言い分が不当である場合に、就業規則の規定を持ち出して説明することができるわけです。
   
   どんなに経営者が努力していても、従業員から不満が出ることを完全に回避することは難しいものです。それが単なる不満を超えてトラブルに発展してしまうかどうか、さらには裁判にまで進んでしまうかどうかは、会社側の初期対応の仕方にかかっています。
   
   裁判ともなると、金銭的にも時間的にも会社にとって大きな負担となりますし、信用問題にもつながりかねません。労使間トラブルはできるだけ速やかに解決したい、そのために、就業規則は非常に役に立つのです。

3. （3）社員から信頼される

   最近は人手不足が続き、従業員の確保は経営の大きな課題です。
   昔に比べて転職も容易になり、従業員から信頼されなければすぐに退職されてしまうような時代です。従業員にとっては、実際に給与を受け取るだけでなく、賃金やボーナスなどの金銭面に関するルールが規則として明記されていることはとても重要なことです。
   
   また、最近は、有給休暇はもちろん、妊娠や育児、介護などを理由に柔軟に休暇が取れる制度のニーズが高まっています。これらの制度がしっかり定まっている会社は信頼されますし、長く働けるという安心にもつながります。
   
   逆に、そうした制度やルールがはっきりしておらず、何事も社長の一声で決まるような会社であったり、休みをとるのもいちいち気を遣うような会社では、働きにくいと感じるでしょう。
   
   従業員に長く働いてもらうためには、会社への信頼がとても大切です。会社のルールである就業規則をきちんと定め、全員がすぐに確認できる状態にしておくことで、従業員の信頼につなげましょう。

1. （1）記載事項

   就業規則に記載する事項は、細かく法律で定められています（労働基準法89条）。絶対的記載事項と相対的記載事項の区別が重要ですので、以下に説明します。
   
   絶対的記載事項
   絶対的記載事項とは、就業規則に必ず記載しなければならない事項のことです。

   • 始業時刻
   • 終業時刻
   • 休憩時間
   • 休日
   • 休暇
   • 労働者を2組以上に分けて交代に就業させる場合においては就業時転換に関する事項
   • 賃金の決定、計算の方法
   • 賃金の支払い方法
   • 賃金の締め切り及び支払いの時期
   • 昇給に関する事項
   • 退職に関する事項、解雇事由
   
   

   これらの項目がひとつでも抜けていれば、法律上の不備があることになります。まずは上記11項目のすべてを決定し、記載することが絶対条件となります。
   
   相対的記載事項
   相対的記載事項とは、記載してもしなくてもかまわないけれども、その制度を設ける場合には必ず就業規則に記載しなければならない事項です。その制度自体を設けない場合は、記載する必要はありません。

   • 退職金制度を設ける場合は退職金に関する事項
   • 賞与や最低賃金額の定めをする場合は、これに関する事項
   • 従業員に食費、作業用品その他の負担をさせる場合は、これに関する事項
   • 安全及び衛生に関する定めをする場合においては、これに関する事項
   • 職業訓練に関する定めをする場合においては、これに関する事項
   • 災害補償や業務外の傷病扶助に関する定めをする場合においては、これに関する事項
   • 表彰及び制裁の定めをする場合においては、その種類及び程度に関する事項
   • その他、事業場の全従業員に適用される定めをする場合においては、これに関する事項
   
   

   たとえば、社内の表彰制度は必ずしも必要ではありませんし、制度自体がなければ、就業規則に記載する必要はありません。ただ、上記の「表彰及び制裁の定めをする場合」に該当します。したがって、社内で表彰制度を作るのであれば、必ず就業規則に表彰制度についての定めを記載しなければならない、というわけです。
   
   任意的記載事項
   就業規則に記載するかしないかについて、まったく自由な事項です。記載をしなくても法的には問題ありません。しかし、この任意的記載事項にどのような内容を記載するかが就業規則のトラブル防止に大きく影響してきます。できれば、会社の実情に合わせて予想されるトラブルを未然に防止できる内容を決めておきたいものです。具体的には、以下のような事項がトラブル防止に役に立つものとしてよく記載されています。
   
   ・「服務規律」に関する規定
   職場での行動のルールを定める規定です。勤務時間中の業務への専念、パワーハラスメントやセクシュアルハラスメントの禁止、会社の機密情報の保持などがあります。
   
   ・「採用」に関する規定
   従業員の採用方法や手続きに関する規定です。採用にはリスクもともないますので、しっかり定めておくと安心です。試用期間の定めも記載することができます。
   
   ・「異動」「転勤」に関する規定
   職場の異動や転勤命令も入社後にトラブルになりやすいため、あらかじめ定めておくと安心です。
   そのほか、就業規則の適用範囲や変更、身元保証、福利厚生に関する規定などもよく見られます。

2. （2）届け出の流れ

   完成した就業規則は、まずは、労働基準監督署長に届け出たうえで、社員全員に周知させる必要があります。それぞれについて詳しく説明していきます。
   
   ・労働基準監督署長への届け出
   社員が10人未満の場合は、就業規則を作成しても、労働基準監督署長に届け出る義務はありません。しかし、届け出をすればきちんと受理されます。届け出をしておけば、いつのまにか社員が10人以上に増えてしまったときでも、就業規則がないという違法な状態にはならずに済みます。
   また、就業規則を届け出る際には、労働組合または労働者の代表による意見書を添付することが義務付けられています。忘れると受け付けてもらえませんので、あわせて作成するようにしましょう。
   
   ・社員への周知
   就業規則は、全員の共通ルールです。したがって、社員全員に内容を知らせておく必要があります。このことは、労働基準法106条にも定められています。就業規則を周知することによって初めて就業規則が効力を持つと考えられています。
   厚生労働省は、従業員全員に就業規則を配布することを推奨しています。配布が困難である場合は、掲示板に掲示したり、いつ誰でも内容を見ることができるように保管しておく方法でもよいとされています。ただし、社員が10人未満の会社であれば、配布が困難であるとはなかなか認められないでしょう。全員にしっかり見てもらえるように、手渡しでもメールでもいいのでぜひ配布しておきましょう。内容をしっかり読んで、疑問があればたずねてもらうように伝えることもトラブル防止のポイントです。また、トラブルが発生した際には就業規則が周知されていたかが問題となることもありますので、就業規則を周知したら、メールなど後で確認できるようにしておくと安心です。

就業規則に決められた書式はないため、自分で用意しなければなりません。そこで、最近ではインターネット上からダウンロードできるひな型を利用する会社も増えているようです。しかし、こうしたひな形の中には規定があいまいでトラブルの未然防止に役立たないもの、労働者側に有利な定めが多く会社側に不利な内容のものなどもあります。また、ひな形で想定されている状況と会社の実情が合っていないこともあります。そのようなひな型を用いて就業規則を作成した場合には、せっかくの就業規則のメリットが生かされず、かえってトラブルを増やしてしまうことにもなりかねません。こうしたリスクを考えると、作成前に弁護士に相談してチェックを受けておいたほうが安全といえるでしょう。

就業規則を作る以前に、そもそも労働条件自体が労働基準法などの法律に合致していなければなりません。しかし、労働関係の法律は他分野の法律と比較しても複雑で、細かい改正が頻繁に行われています。これらの法改正の情報をキャッチし続けるのはとても大変なことですが、労働契約も就業規則も常にこうした法律改正に沿った内容であることが求められ、知らなかったでは済まされません。知らずに違法な状態になっていた場合に責任を問われるのは会社側なのです。こうした問題を回避するためにも、会社側の立場で継続的にアドバイスを受けられる顧問弁護士の利用も検討に値するでしょう。

社員が10人未満の会社には、就業規則を作成する法的な義務はありません。しかし、就業規則を作成しておけば、労使間のトラブルの防止に役立ちます。そして、残念ながらトラブルが起きてしまったときでも、就業規則があれば慌てずに対応ができます。ただし、就業規則を作りさえすればよいのではなく、法律に合致していることはもちろん、今後のトラブル防止にしっかり役立つ就業規則を作成する必要があります。
べリーベスト法律事務所では、小規模事業経営の支えとなりますよう、就業規則に関するご相談をはじめ、労働問題全般のご相談をお受けしています。また、顧問契約についてのお問い合わせも受けておりますので、ぜひお気軽にご相談ください。